Wartungsvertrag oder Notfallreparatur: eine ehrliche Kostenrechnung

„Wir brauchen keinen Wartungsvertrag, wir rufen an, wenn etwas ist.“ Dieser Satz fällt in Erstgesprächen regelmäßig, und er ist betriebswirtschaftlich nachvollziehbar. Warum monatlich zahlen für etwas, das gerade funktioniert? Die Antwort liegt nicht in der Wartung selbst, sondern in den Kosten des Ernstfalls — und die werden fast immer zu niedrig geschätzt.

Der Denkfehler im Vergleich

Der übliche Vergleich lautet: Wartungsvertrag kostet Geld, kein Wartungsvertrag kostet nichts. Das stimmt genau so lange, bis etwas passiert. Der korrekte Vergleich lautet: Kosten der Wartung gegen die mit ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit gewichteten Kosten eines Zwischenfalls. Und in diese zweite Zahl gehen weit mehr Positionen ein als die Rechnung des Dienstleisters.

Was ein Zwischenfall tatsächlich kostet

Nehmen wir einen realistischen Fall: Eine mittelgroße Unternehmenswebsite mit angeschlossenem Bewerbungsportal wird über eine bekannte Plugin-Schwachstelle kompromittiert und liefert Schadcode aus. Auffällig wird das nicht durch eigenes Monitoring, sondern durch eine Warnmeldung im Browser der Besucher — vier Tage nach dem eigentlichen Einbruch.

Ohne die letzte Zeile summiert sich der Vorfall auf rund 6.600 Euro. Ein Wartungsvertrag in der Servicestufe Business kostet im selben Zeitraum von zwei Jahren einen Bruchteil davon — und hätte den Einbruch mit hoher Wahrscheinlichkeit verhindert, weil das entsprechende Sicherheitsupdate 19 Tage vor dem Angriff verfügbar war.

Die verdeckten Positionen

Zwei Kostenblöcke tauchen in keiner Rechnung auf und wiegen dennoch schwer. Der erste ist die interne Bindung von Arbeitszeit: Während eines Ausfalls beschäftigen sich Geschäftsführung, Marketing und Vertrieb mit dem Problem statt mit ihrer eigentlichen Arbeit. Der zweite ist der Vertrauensverlust. Eine Browserwarnung „Diese Seite kann Ihrem Computer schaden“ hinterlässt bei Interessenten einen Eindruck, der sich mit einer bereinigten Website nicht sofort auflöst.

Hinzu kommt ein Zeitfaktor, den viele unterschätzen: Notfälle passieren nicht nach Terminkalender. Fällt ein System an einem Freitagabend aus, gelten Notfallsätze, und die Verfügbarkeit qualifizierter Dienstleister ist begrenzt. Wer keinen Vertrag hat, steht in dieser Situation in der Warteschlange hinter denen, die einen haben.

Wann ein Vertrag sich nicht lohnt

Es gibt Fälle, in denen wir von einem Wartungsvertrag abraten. Eine reine Visitenkarten-Website ohne Formular, ohne Login und ohne Datenbank, die auf einem statisch ausgelieferten Generator basiert, hat eine sehr kleine Angriffsfläche und praktisch keinen Update-Bedarf. Ebenso wenig sinnvoll ist ein Vertrag für ein System, dessen Abschaltung in wenigen Monaten ohnehin feststeht.

Die Grenze verläuft dort, wo eine Anwendung Daten verarbeitet, Zugänge bereitstellt oder Umsatz erzeugt. Ab diesem Punkt ist der Betrieb keine optionale Zusatzleistung mehr, sondern Teil der Betriebskosten — vergleichbar mit der Wartung einer Maschine, die in der Produktion steht.

Wie Sie selbst rechnen können

Beantworten Sie drei Fragen: Was kostet Sie eine Stunde Ausfall — in entgangenen Anfragen, Bestellungen oder Bewerbungen? Wie lange würde eine Wiederherstellung heute realistisch dauern, wenn Sie sofort jemanden erreichen? Und wie alt ist Ihr letztes tatsächlich getestetes Backup? Das Produkt der ersten beiden Werte ist Ihr Ausfallrisiko in Euro. Wenn Sie die dritte Frage nicht beantworten können, ist dieses Risiko höher, als Ihre Schätzung nahelegt.

Welche Leistungen in einen strukturierten Betrieb gehören, haben wir unter Website-Wartung und Updates beschrieben. Wie eine Sicherung aussieht, die im Ernstfall trägt, erläutert die Seite IT-Sicherheit und Notfallwiederherstellung.